Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Chi tratta i tuoi dati

L'app HR Portal è un software gestionale fornito da Roberto Massa, titolare dell'attività con brand LeAIs , con sede/domicilio fiscale in Albanella, via monteverde 5A, P.IVA [P.IVA], contattabile all'indirizzo info@leais.it(di seguito "il Fornitore").

L'app viene utilizzata da aziende clienti (di seguito "il Datore di lavoro" o "l'Azienda") per gestire il proprio personale: ogni azienda cliente ha un'istanza software dedicata e separata, con un proprio database indipendente. Nessun dato è mai condiviso tra aziende diverse.

In questo rapporto, il Datore di lavoro che ti ha fornito l'app (il tuo datore di lavoro) è il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali: decide le finalità e le modalità del trattamento, e configura l'informativa specifica per la propria organizzazione (visibile anche all'interno dell'app, alla prima attivazione della geolocalizzazione). Il Fornitore agisce come Responsabile del trattamentoai sensi dell'art. 28 GDPR: fornisce ed opera il software su incarico e secondo le istruzioni del Datore di lavoro, senza utilizzare i dati per finalità proprie.

Per esercitare i tuoi diritti sui dati trattati tramite l'app, rivolgiti in primo luogo al tuo datore di lavoro (Titolare). Per questioni relative al funzionamento tecnico del software in quanto Responsabile, puoi scrivere a info@leais.it.

2. Dati raccolti e finalità del trattamento

Non raccogliamo:dati di localizzazione continui o in background (solo al momento della timbratura GPS), identificativi pubblicitari, dati per finalità di profilazione o marketing. L'app non integra strumenti di analisi statistica di terze parti né SDK pubblicitari.

3. Base giuridica del trattamento

• Esecuzione del contratto di lavoro (art. 6.1.b GDPR): gestione presenze, ferie, documentazione contrattuale.
• Adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR): normativa fiscale e giuslavoristica (es. conservazione cedolini).
• Consenso specifico e informatoper la geolocalizzazione alla timbratura, richiesto esplicitamente ai sensi dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e mostrato in app prima del primo utilizzo di questa modalità.
• Art. 9 GDPR per le eventuali informazioni sanitarie associate a richieste di malattia, trattate con accesso limitato come descritto sopra.

4. Conservazione dei dati

• Coordinate GPS di timbratura: conservate in forma completa per un periodo limitato (di norma 90 giorni), trascorso il quale vengono minimizzate automaticamente: si mantiene solo l'esito della verifica (timbratura avvenuta dentro/fuori l'area autorizzata), non più le coordinate esatte.
• Documenti come cedolini/contratti: conservati per la durata prevista dalla normativa fiscale e giuslavoristica italiana applicabile (tipicamente fino a 10 anni per alcuni documenti), anche oltre la cessazione del rapporto di lavoro, come richiesto dalla legge.
• Altri dati anagrafici e di presenza: conservati per la durata del rapporto di lavoro e per il periodo successivo previsto dagli obblighi di legge applicabili al Datore di lavoro.

5. Come proteggiamo i tuoi dati

• Le password non sono mai conservate in chiaro: viene salvato solo un hash crittografico (bcrypt) non reversibile.
• Il codice fiscale, se presente, è conservato cifrato (AES-256) nel database.
• Le comunicazioni tra app e server avvengono sempre via connessione cifrata (HTTPS/TLS).
• I dati di ciascuna azienda cliente sono conservati in un database separato e isolato dagli altri clienti.
• Il PIN di blocco app e i dati biometrici restano esclusivamente sul dispositivo dell'utente, non vengono mai trasmessi al server.
• I server che ospitano l'applicazione si trovano all'interno dell'Unione Europea.

6. Comunicazione e trasferimento dei dati

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali o pubblicitarie. Possono essere comunicati a fornitori terzi strettamente necessari al funzionamento del servizio (es. provider di posta elettronica per l'invio di notifiche), scelti con sede o infrastrutture nell'Unione Europea, e vincolati da accordi di trattamento dati conformi al GDPR.

7. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato, hai diritto di:

• Accedereai tuoi dati: dall'app puoi già richiedere in autonomia un'esportazione dei tuoi dati personali (dati anagrafici, timbrature, richieste di assenza, elenco documenti).
• Rettificare dati inesatti o incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei tuoi dati, nei limiti consentiti dagli obblighi di conservazione legale a cui è soggetto il Datore di lavoro (es. documentazione fiscale).
• Opporti al trattamento e richiederne la limitazione, nei casi previsti dalla legge.
• Richiedere la portabilità dei dati forniti.
• Proporre reclamoall'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare questi diritti, contatta l'amministratore/ufficio del personale della tua azienda (Titolare del trattamento) oppure scrivi a info@leais.it.

8. Minori

L'app è destinata esclusivamente all'uso da parte di lavoratori maggiorenni nell'ambito del rapporto di lavoro con l'Azienda cliente e non è rivolta a un pubblico generico né a minori.

9. Modifiche alla presente informativa

Questa informativa può essere aggiornata nel tempo. La data di ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina. In caso di modifiche sostanziali relative alla geolocalizzazione, ti verrà richiesto un nuovo consenso esplicito all'interno dell'app.

10. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa informativa o sul trattamento dei tuoi dati:
Roberto Massa
Email: info@leais.it